Mùa vụ như Tết, Trung thu là dịp vàng để các doanh nghiệp chuẩn bị quà tặng, khuyến mãi hay các chương trình tri ân khách hàng. Tuy nhiên, quá trình mua sản phẩm mùa vụ không hề đơn giản. Rất nhiều doanh nghiệp dù đã mua hàng nhiều năm vẫn gặp khó khăn trong việc dự đoán, đặt hàng, giao nhận và giữ chất lượng quà tặng. Tại sao lại như vậy? Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra các vấn đề phổ biến doanh nghiệp thường gặp khi mua hàng mùa vụ và nguyên nhân khiến các khó khăn này chưa được giải quyết triệt để.
1. Áp lực thời gian: Mùa vụ là thời điểm “vàng” nhưng cũng là “thời điểm nước rút”
Với các sản phẩm mùa vụ như bánh Trung thu, quà Tết, thời gian đặt hàng thường tập trung vào một khoảng rất ngắn, chỉ vài tuần hoặc vài tháng trước mùa. Điều này tạo áp lực lớn cho người phụ trách mua hàng vì phải:
- Tìm nguồn hàng đa dạng, đảm bảo chất lượng trong thời gian gấp rút.
- Đàm phán giá và điều khoản nhanh chóng, thường không có thời gian khảo sát kỹ thị trường.
- Xử lý rủi ro giao hàng trễ, thiếu hàng hoặc hàng lỗi vào sát mùa, khiến công việc trở nên căng thẳng và dễ sai sót.
2. Dự đoán nhu cầu khó khăn, dẫn đến tồn kho hoặc thiếu hàng
Một vấn đề nan giải mà doanh nghiệp hay mắc phải là không dự đoán chính xác lượng hàng cần mua:
- Đặt nhiều quá thì hàng tồn kho cao, vốn bị đọng lâu, rủi ro hàng hóa lỗi thời hoặc giảm chất lượng.
- Đặt ít quá thì không đủ phục vụ chương trình tặng quà, ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng.
Do đặc thù mùa vụ, việc dự đoán phải dựa vào các dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường, dự báo từ nhà cung cấp… nhưng nhiều doanh nghiệp chưa có hệ thống hoặc phương pháp khoa học để làm điều này, dẫn đến sai lệch.
3. Khó khăn trong việc chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, ổn định
Do thị trường mùa vụ rất “nóng” nên nhiều nhà cung cấp cũng chỉ tập trung vào mùa cao điểm, thiếu sự chuẩn bị và hỗ trợ dài hạn. Điều này gây ra:
- Thông tin thiếu minh bạch về chất lượng sản phẩm, quy trình sản xuất.
- Giao hàng không đúng hạn, không đồng đều về mẫu mã và chất lượng giữa các lô hàng.
- Giá cả biến động, khó thương lượng ưu đãi khi cần mua với số lượng lớn hoặc thường xuyên.
Nhiều doanh nghiệp phải “chạy đua” tìm nhà cung cấp vào sát mùa, làm mất thời gian và tăng rủi ro.
4. Thiếu sự linh hoạt trong mua hàng và quản lý đơn hàng
Các doanh nghiệp nhiều khi vẫn duy trì quy trình mua hàng truyền thống, thiếu công nghệ hỗ trợ quản lý đơn hàng, kiểm tra tồn kho, theo dõi tiến độ giao hàng… dẫn đến:
- Thông tin không đồng bộ giữa các bộ phận (mua hàng, kho, marketing, bán hàng).
- Khó kiểm soát chất lượng từng lô hàng nhập về.
- Chậm phát hiện và xử lý sự cố đơn hàng.
Điều này làm giảm hiệu quả vận hành và tăng khả năng phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
5. Thói quen chỉ mua hàng vào mùa vụ, không xây dựng kế hoạch dài hạn
Rất nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung mua hàng khi mùa vụ gần tới hoặc đã bắt đầu, thay vì có kế hoạch chuẩn bị từ sớm và phối hợp với nhà cung cấp quanh năm. Điều này gây ra:
- Áp lực lớn trong khâu đàm phán giá, lựa chọn sản phẩm.
- Mất cơ hội hưởng giá tốt hơn và sản phẩm mới, độc quyền.
- Khó tạo dựng mối quan hệ lâu dài và nhận hỗ trợ ưu đãi từ nhà cung cấp.
6. Chưa tối ưu hóa chi phí và hiệu quả đầu tư
Nhiều doanh nghiệp chưa tính toán kỹ về tổng chi phí mua hàng mùa vụ, bao gồm chi phí vận chuyển, bảo quản, chi phí nhân sự và các chi phí phát sinh khác. Tình trạng:
- Đặt hàng khối lượng lớn nhưng không có kế hoạch phân phối hợp lý, dẫn đến hàng hóa dư thừa hoặc hỏng hóc.
- Không có chiến lược đa dạng hóa sản phẩm để phù hợp nhiều nhóm khách hàng, làm giảm sức hấp dẫn của quà tặng.
- Không tận dụng được các công cụ quản lý, tự động hóa để giảm chi phí và tăng hiệu quả.
Lời khuyên dành cho doanh nghiệp mua sản phẩm mùa vụ
1. Lập kế hoạch mua hàng từ sớm, ít nhất 3-4 tháng trước mùa vụ.
Điều này giúp bạn có thời gian khảo sát, đàm phán, lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm phù hợp với nhu cầu, ngân sách.
2. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp uy tín.
Hợp tác lâu dài giúp bạn được ưu tiên giao hàng, nhận hỗ trợ kỹ thuật, điều chỉnh sản phẩm theo yêu cầu, và có giá tốt hơn.
3. Áp dụng công nghệ để quản lý đơn hàng, tồn kho và theo dõi tiến độ giao hàng.
Sử dụng phần mềm ERP, CRM hoặc các công cụ quản lý đơn giản như Excel nâng cao, Google Sheets tích hợp, giúp tăng hiệu quả và giảm sai sót.
4. Đa dạng hóa sản phẩm quà tặng, kết hợp các dòng sản phẩm khác nhau để tăng sức hấp dẫn và giảm rủi ro tồn kho.
5. Định kỳ đánh giá kết quả mua hàng mùa vụ sau mỗi mùa, học hỏi và điều chỉnh chiến lược cho mùa sau hiệu quả hơn.
Vì vậy:
Mua sản phẩm mùa vụ không chỉ là đặt hàng rồi nhận hàng. Đó là cả một quá trình chiến lược cần được hoạch định và quản lý bài bản. Nếu bạn vẫn đang “vật lộn” với những khó khăn quen thuộc như đặt hàng trễ, tồn kho lớn hay không kiểm soát được chất lượng, hãy thử thay đổi từ cách lên kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, đến quản lý quy trình mua hàng. Những thay đổi này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn mang lại lợi ích lâu dài, giúp doanh nghiệp bạn chủ động hơn, tiết kiệm chi phí và tăng giá trị thương hiệu qua từng mùa vụ.
