Cuối năm, doanh nghiệp phải xử lý hai nhiệm vụ cùng lúc: hoàn thành mục tiêu kinh doanh hiện tại và chuẩn bị kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo. Nếu dồn toàn bộ nguồn lực cho doanh số, kế hoạch năm mới dễ bị trì hoãn. Ngược lại, nếu dành quá nhiều thời gian cho hoạch định, hoạt động kinh doanh có thể bị ảnh hưởng.
Vấn đề không phải là làm sao để đội ngũ làm nhiều việc hơn, mà là tổ chức công việc thế nào để cả hai nhiệm vụ đều đạt tiến độ.
Doanh số cuối năm tăng áp lực, kế hoạch kinh doanh năm mới dễ bị bỏ quên
Hoạt động bán hàng thường có chỉ tiêu rõ ràng, thời hạn cụ thể và kết quả được cập nhật liên tục. Trong khi đó, việc đánh giá kết quả năm cũ, xác định mục tiêu mới hay dự toán ngân sách thường không tạo ra áp lực tức thời.
Vì vậy, khi phát sinh đơn hàng hoặc vấn đề cần xử lý, doanh nghiệp dễ lùi việc chuẩn bị năm mới sang ngày khác. Đến khi bắt đầu năm mới, kế hoạch vẫn chưa hoàn chỉnh, ngân sách chưa được duyệt và các bộ phận chưa biết cần ưu tiên điều gì.
Giải pháp là triển khai song song hai nhóm công việc, thay vì chờ hoàn thành doanh số mới bắt đầu lập kế hoạch.
Phân công nhân sự: Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ?
Một người có thể tham gia cả hoạt động kinh doanh lẫn lập kế hoạch, nhưng không thể xử lý mọi nhiệm vụ cùng lúc mà không có thứ tự ưu tiên.
Doanh nghiệp cần phân định rõ trách nhiệm:
- Đội ngũ kinh doanh: Theo dõi doanh số, khách hàng, đơn hàng và dự báo kết quả cuối năm.
- Các bộ phận chức năng: Cung cấp dữ liệu, đánh giá kết quả và đề xuất mục tiêu, nhu cầu nguồn lực cho năm mới.
- Ban lãnh đạo: Quyết định mục tiêu, lựa chọn ưu tiên và phê duyệt ngân sách.
Với mỗi nhiệm vụ, cần có người chịu trách nhiệm chính và thời hạn hoàn thành. Tránh tình trạng nhiều người cùng tham gia nhưng không ai chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.
Quản lý thời gian cuối năm: Việc nào cần làm trước?
Không phải nhiệm vụ nào cũng có cùng mức độ khẩn cấp. Doanh nghiệp nên xác định lịch thực hiện cho cả hai nhóm công việc ngay từ đầu.
Hoạt động bán hàng có thể cần được rà soát hằng ngày trong giai đoạn cao điểm. Trong khi đó, việc lập kế hoạch năm mới cần các khoảng thời gian riêng để phân tích dữ liệu, thảo luận mục tiêu và đưa ra quyết định.
Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể dành đầu tuần để rà soát kết quả kinh doanh, đồng thời bố trí lịch họp riêng cho việc xây dựng kế hoạch năm 2027. Những cuộc họp này cần có đầu ra cụ thể, không chỉ dừng ở việc cập nhật tình hình.
Điều quan trọng là đưa việc lập kế hoạch vào lịch làm việc chính thức, thay vì chỉ thực hiện khi đội ngũ có thời gian rảnh.
Phân bổ nguồn lực: Đừng để doanh số chiếm hết ngân sách và nhân sự
Cuối năm thường phát sinh nhu cầu tăng hàng hóa, nhân sự thời vụ, chi phí bán hàng và giao nhận. Nếu không dự báo trước, doanh nghiệp có thể sử dụng gần hết nguồn lực cho mùa cao điểm, khiến việc chuẩn bị năm mới bị động.
Trong kế hoạch kinh doanh cuối năm, cần xác định riêng nguồn lực cho hai mục tiêu:
- Duy trì hoạt động hiện tại: Ngân sách bán hàng, hàng hóa, nhân sự và năng lực giao nhận.
- Chuẩn bị cho năm tiếp theo: Thời gian của đội ngũ quản lý, dữ liệu phân tích, dự toán ngân sách và các công việc cần hoàn tất trước khi bước sang năm mới.
Nếu nguồn lực không đủ, doanh nghiệp cần điều chỉnh phạm vi hoặc thứ tự thực hiện. Không nên bổ sung nhiệm vụ mà không xem xét những công việc nào cần giảm bớt.
Rà soát tiến độ: Làm sao biết kế hoạch đang đi đúng hướng?
Doanh nghiệp cần theo dõi hai nhóm kết quả riêng biệt.
Với hoạt động kinh doanh, cần cập nhật doanh số, chi phí và những vấn đề có thể ảnh hưởng đến mục tiêu cuối năm.
Với kế hoạch năm mới, cần kiểm tra tiến độ đánh giá thị trường, xác định mục tiêu, dự toán ngân sách và phân công trách nhiệm. Mỗi lần rà soát phải xác định được việc nào đã hoàn thành, việc nào đang chậm và ai cần xử lý tiếp.
Nếu việc chuẩn bị năm mới liên tục bị lùi, doanh nghiệp cần xem lại cách phân công và phân bổ nguồn lực, thay vì chỉ yêu cầu nhân sự cố gắng hơn.
Kết thúc năm cũ có kết quả, bắt đầu năm mới có chuẩn bị
Hoàn thành doanh số và chuẩn bị kế hoạch năm mới không phải hai nhiệm vụ loại trừ nhau. Doanh nghiệp có thể thực hiện đồng thời nếu xác định rõ người phụ trách, thời gian, nguồn lực và tiến độ cho từng nhóm công việc.
Mục tiêu không phải là lấp đầy lịch làm việc, mà là bảo đảm hoạt động hiện tại không bị gián đoạn và những quyết định quan trọng cho năm 2027 không bị đưa ra quá muộn.
